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[Transports, Patrimoine, Juridique] Base FileMaker de gestion d’archives juridiques patrimoniales

1 Million de pages A4. Ce chiffre représente « approximativement »  le total des archives du département du patrimoine juridique de la RATP de 1900 à nous jours.
Des plans d’architectes (format A0) mélangés à des documents notariés, actes de propriétés, lots et parcelles avec des historique de mutations,  contrats, servitudes, réglementations d’urbanisme et assainissement, contrôles réglementaires, autorisation d’urbanisme, POS … l’ensemble de ces documents étant rapportés et regroupés dans des unités de gestions de la RATP « UG« .

Une mission qui à durée 3 ans : 2010 à 2012

Notre mission à consistait à permettre à une équipe de 5 personnes de partager, retrouver, gérer les informations, d’y ajouter de nouveaux documents juridiques (PDF) et de ne plus jamais se retrouver confronté à la perte de documents empruntés… et..  surtout et de pourvoir évoluer avec un outil simple et conviviale.

Première partie de la mission chez notre client : mise en place d’une base FileMaker permettant l’identification des dossiers avec un thésaurus de mots clefs juridiques, cela nous à permis de trier et écarter les informations redondantes ou non pertinentes. Au bout de quelques mois de saisie il restait environ 100 000 documents à numériser.
Nous avons fait le choix de travailler avec une société située à Bordeaux pendant quelques mois, pour numériser ces différents formats. L’identification initiale des dossiers leur à permis de numériser les documents en un temps record qu’ils nous ont retournés sous forme de PDF d’excellente qualité (N&B et couleur), que nous avons injectés dans la base hébergée chez Gigaplanet. L’ensemble des 100 000 pages A4 ne prends pas plus de 8 Giga sur le disque du serveur !

La seconde partie de la mission:  à consistée à la mise en place et modélisation de la pensée juridique tout en respectant le schéma de la RATP qui consiste à rattacher tous les immeubles à des Unités de Gestions (UG).
Une interface de consultation conviviale, une saisie simple pour ajouter de nouveaux documents, avec la possibilité de continuer le travail d’indexation sans quitter FileMaker, ce sont autant d’atouts qui ont facilité l’adhésion des utilisateurs à ce nouvel outil.

La mise en place s’est opérée progressivement sur 3 années.
Le client à été très surpris et satisfait de découvrir que le programme FileMaker lui permettait de résoudre simplement et facilement des demande qui se précisaient au fil de l’eau, points qu’il n’était pas évident de formaliser avec leur service informatique. Pourtant et néanmoins tout s’est fait en accord avec ce service, il est déjà prévu d’ici quelques années d’intégrer les données de la base FileMaker dans les bases Microsoft SQL de la RATP.

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